Frage:

Muss ich einen Hotfix installieren oder kann ich auf das Servicepack warten?

Antwort:

Die Entscheidung, ob Sie einen Hotfix oder einen Service Pack für Ihre Abacus ERP-Software installieren sollten, hängt von mehreren Faktoren ab. Die wichtigsten Faktoren sind Software-Sicherheit und Wirtschaftlichkeit.

Es ist wichtig, diese Faktoren abzuwägen (s. weitere Fragen zu Hotfix und Servicepack).

Was ist ein Hotfix?

Hotfixes sind kleinere Korrekturen, die spezifische Sicherheitsprobleme oder kritische Fehler beheben. Wenn die ERP-Software von einer schwerwiegenden Sicherheitslücke betroffen ist, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert, ist die Installation eines Hotfixes unerlässlich, um das Risiko von Datenverlust, Verletzungen der Privatsphäre oder anderen Sicherheitsverletzungen zu minimieren. In Hotfixes werden gezielt nur bestimmte Änderungen vorgenommen, deshalb benötigt ein Hotfix normalerweise keinerlei manueller Nacharbeit, dies reduziert den Testaufwand von Kunde und Partner.

Die Abacus empfiehlt ihren Kunden und Vertriebspartnern folgendes, priorisiertes Vorgehen basierend auf ihrer langjährigen Erfahrung.

1. Setzen Sie immer eine aktiv supportete Abacus Version ein.

2. Installieren Sie Service Packs und Hotfixes, die von Abacus als sicherheitstechnisch wichtig eingestuft wurden, umgehend.

3. Installieren Sie verfügbare Hotfixes bis zum nächsten Service Pack zeitnah.

4. Bei Erscheinen eines Service Packs sollten Sie die enthaltenen Verbesserungen und neuen Funktionen prüfen, um zu beurteilen, ob sich ein Update wirtschaftlich lohnt.

Indem Sie diese Empfehlungen befolgen, gewährleisten Sie nicht nur die Sicherheit Ihrer Abacus ERP Software, sondern optimieren auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer Aktualisierungsstrategie.

Was ist ein Servicepack?

Service Packs sind umfassendere Updates, die neben Sicherheitskorrekturen auch neue Funktionen und Verbesserungen enthalten können. Service Packs können mit ihren neuen Funktionen und Verbesserungen die Produktivität steigern, sind aber in der Umsetzung teurer als Hotfixes, da sie ausführlicher getestet werden müssen.

Die Abacus empfiehlt ihren Kunden und Vertriebspartnern folgendes, priorisiertes Vorgehen basierend auf ihrer langjährigen Erfahrung.

1. Setzen Sie immer eine aktiv supportete Abacus Version ein.

2. Installieren Sie Service Packs und Hotfixes, die von Abacus als sicherheitstechnisch wichtig eingestuft wurden, umgehend.

3. Installieren Sie verfügbare Hotfixes bis zum nächsten Service Pack zeitnah.

4. Bei Erscheinen eines Service Packs sollten Sie die enthaltenen Verbesserungen und neuen Funktionen prüfen, um zu beurteilen, ob sich ein Update wirtschaftlich lohnt.

Indem Sie diese Empfehlungen befolgen, gewährleisten Sie nicht nur die Sicherheit Ihrer Abacus ERP Software, sondern optimieren auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer Aktualisierungsstrategie.

Frage:

Ich muss die Lohnausweise für unsere Mitarbeiter aufbereiten.
Wie kann ich diese überprüfen, ob sie stimmen?
Muss ich etwas spezielles beachten?

Antwort:

Damit die Lohnausweise für die Mitarbeiter korrekt aufbereitet werden können, sollten einige Vorbereitungen und Kontrollen durchgeführt werden.

Unser „Leitfaden Lohnausweis“ wird Ihnen dabei helfen.

Frage:

In der Bilanz und in der Erfolgsrechnung ist der Gewinn nicht identisch.
Der muss doch gleich sein. An was kann das liegen?

Antwort:

Wenn Gewinn/Verlust in der Bilanz und in der Erfolgsrechnung nicht übereinstimmen, können sie die Punkte aus dieser Doku überprüfen, um mögliche Fehler zu finden.

Frage:

Wir haben eine Angestellte, welche Anfang des Jahres ausgetreten ist. Sie war schon länger krank und jetzt sind die verbuchten Taggelder höher als der AHV-pflichtige Lohn, darum gibt es einen Minusbeitrag in der AHV-Abrechnung. Bei der Deklaration kommt dementsprechend eine Fehlermeldung.
Was kann ich hier tun?

Antwort:

Im ELM 5.0-Standard dürfen der Ausgleichskasse keine Negativlöhne mehr gemeldet werden. Sie müssen zwingend „gesplittet“ werden. (Ausnahme bilden Vorjahresnachzahlungen für Mitarbeiter, welche im Vorjahr ausgetreten sind.)

Abacus hat dafür eigens ein Programm erstellt.
Lesen Sie hier, wie Sie das Programm L2915 AHV-Splitting anwenden.

Frage:

Ich habe bei der ELM-Deklaration die Fehlermeldung, dass die Unternehmens-ID nicht erfasst wurde.
Ich weiss jedoch nicht, wo ich noch etwas abfüllen muss?

Antwort:

Mit der Umstellung auf ELM 5.0 wurden einige Felder im Lohn hinzugefügt und auch mehrere Prüfmechanismen wurden aufgeschaltet.
Damit kein böses Erwachen folgt, können diese Programme überprüft und ausgeführt werden, bevor die effektive ELM-Meldung aufbereitet wird.

Frage:

Meine Bilanz stimmt nicht mit dem Saldo in der OP-Liste überein und ich weiss nicht, wie man am besten vorgeht?
Welche Einstellungen muss ich setzen, um meine Nebenbücher Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung abzugleichen?

Antwort:

Es ist wichtig, dass diese Abstimmungen regelmässig gemacht werden.

Unser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Einstellungen so zu setzen, dass der Abgleich leicht gemacht wird.
Auf der Doku finden Sie ebenfalls häufige Fehlerquellen.

Frage:

Kann ich eine Vorlage in Abacus speichern für wiederkehrende Buchungen, damit ich nicht jeden Monat alles eintippen muss ?

Antwort:

Abacus hat viele hilfreiche Tools zur Unterstützung beim Buchen in der Fibu.
Es können z.B. Standardtexte oder auch Buchungsvorlagen für Einzel- oder Sammelbuchungen hinterlegt werden.

Wie Sie dies machen können, entnehmen Sie dieser Doku

Frage:

Ab dem 1. Oktober 2022 werden nur noch Rechnungen mit QR-Codes von den Finanzinstituten akzeptiert.
Welcher Einzahlungsschein wird zu was und wie muss das Begünstigtenkonto im Abacus definiert werden?

Antwort:

Der orange Einzahlungsschein (ESR) wird zur QR-Rechnung.
Der rote Einzahlungsschein (Post/IBAN) kommt neu als QR-Einzahlungsschein mit IBAN-Nummer daher.

Unsere Doku zeigt Ihnen die Unterschiede auf und wie das Begünstigenkonto in Abacus definiert werden muss.

Aktualisieren Sie von Zeit zu Zeit den Bankenstamm, damit auch neue QR-Clearingnummern erkannt und gespeichert werden.

Frage:

Man kann in Abacus ein Datum vereinfacht eingeben, aber ich weiss die Kürzel nicht mehr. Können Sie mir da helfen?

Antwort:

Im Datumsfeld reicht es, wenn Sie den jeweiligen Buchstaben eingeben. Abacus rechnet das passende Datum dann selber aus.

Frage:

Mein Revisor möchte eine Liste zur Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung. Wo finde ich eine solche Liste?

Antwort:

Jeder Revisor wünscht eine Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung. Ist der AHV-Lohn in der Fibu ersichtlich? Auf welche Fibukonti wurde er gebucht?

Im Lohn gibt es dafür eigene Menüpunkte. Der Inhalt ist wie der Buchungsbeleg (L192) – aber nicht nur für die aktuelle Periode, sondern für das ganze Jahr.
Es können diverse Einstellungen gemacht werden, damit die Daten entsprechend den Wünschen ausgegeben werden können.

Beispiele finden Sie hier

Frage:

Was für Möglichkeiten habe ich bei einem Überweisungsvorschlag / Dispolauf?

Antwort:

Anbei eine kurze Beschreibung, welche Möglichkeiten beim Überweisungsvorschlag genutzt werden können. Selbstverständlich ist eine genaue Anleitung auch über die F1-Hilfetaste möglich.

Frage:

Wieso rechnet es die Quellensteuer des Kanton Tessin nicht mehr?

Antwort:

Der Kanton Tessin liefert ab 2022 nur noch Quellensteuertarife ohne Kirchensteuer aus. Beispielsweise A0N, B0N usw.
Auf den Mitarbeitenden mit Quellensteuerkanton Tessin muss folglich von Y auf N umgestellt werden.

Frage:

Wie kann man eine F4-Liste ins Excel exportieren, um sie auszuwerten und zu bearbeiten?

Antwort:

Die meisten F4-Listen können als Excel exportiert werden. Ist der  Button nicht vorhanden, kann er eingeschaltet werden. Wie das geht, kann in der Doku nachgelesen werden.

Frage:

Wieso zeigt es mir keine Werte mehr in der Quellensteuerabrechnung an?

Antwort:

Ab der Version 2020 (oder Version 2019 ab Patch 15.03.2020) muss zuerst ein Monatsabschluss im Lohn gemacht werden.

Wie Sie dies machen können, entnehmen Sie dieser Doku.

Frage:

Wie kann ich in den Debitoren eine Vorauszahlung erfassen?

Antwort:

In unserem Debitoren-Leitfaden finden Sie sämtliche Hinweise, wie Debitorenzahlungen erfasst werden können.

Frage:

Auf der früheren Version hatten wir Handbücher zur Auswahl. Diese finde ich nicht mehr.
Können Sie mir da weiterhelfen?

Antwort:

Die Handbücher, wie sie auf den früheren Versionen abrufbar waren, gibt es nicht mehr.
Abacus hat jedoch die Online-Hilfe ausgebaut, welche aus jedem Programm aufgerufen werden kann. – Das Zauberwort heisst F1-Taste.
Hier finden Sie weitere Infos dazu.

Frage:

Wieso funktionieren Zahlungen über die Bank plötzlich nicht mehr. Wir haben nichts umgestellt oder abgeändert?

Antwort:

Oft kommt es vor, dass Banken Änderungen von IBAN-Nummern, SWIFT-Codes usw. vornehmen, ohne dass man darüber informiert wird. Dies hat zur Folge, dass Zahlungen, welche aus dem Abacus getätigt werden, plötzlich nicht mehr funktionieren. Deshalb ist es notwendig, den im Abacus geführten Bankenstamm von Zeit zu Zeit zu aktualisieren.

Hier finden Sie eine Anleitung dazu, wie man dies macht.

Frage:

Ist es möglich, das Fibukonto auf einem bereits bezahlten Kreditorenbeleg zu ändern?

Antwort:

Ja, ab der Version 2015 können einzelne Felder auf einem Debitoren- oder Kreditorenbeleg geändert werden, sofern er noch nicht MWST-abgerechnet ist.
Voraussetzung: das Flag muss in den Firmenstammdaten (Kredi 411; Debi 411) aktiviert sein.
Folgende Felder können geändert werden:
– Texte
– Fibu-Datum
– Fibu-Konto
– MWST-Code

Frage:

Wie kann ich in der Finanzbuchhaltung eine Sammelbuchung erstellen und speichern?

Antwort:

In der Buchungsmaske (Fibu11) kann mittels Taste „F8“ (oder über Menupunkt „Buchungsarten“) eine Sammelbuchung eröffnet werden.
Es erscheint eine leere Buchungsmaske – darin kann die Sammelbuchung erfasst werden.
Zum Abschliessen der Buchung kann man wählen, ob Soll-/Habenbuchungen getrennt oder als Total verbucht werden sollen
–> Soll/Haben getrennt: Tastenkombination „Ctrl. + E“
–> als Total verdichtet: Tastenkombination “ Ctr. + T“
–> mit „Ctrl. + Q“ kann die Sammelbuchung abgebrochen werden

Frage:

Wie werden die Fremdwährungskurse angepasst?

Antwort:

Fremdwährungskurse können im Fibu-Programm 5712 auf der Zeitachse hinterlegt werden